L'ordinamento dello stato civile, disciplinato da ultimo dal D.P.R. 3 novembre 2000, n. 396, ha l'importante funzione di consentire l'individuazione dello status della persona in seno a due ambiti sociali: lo Stato e la famiglia. L'Ufficio dello stato civile riceve, per mezzo di dichiarazioni verbali, riprodotte per iscritto nei registri e/o negli archivi informatici, oppure di atti scritti, annotati o trascritti nei registri stessi, la documentazione essenziale che descrive quel determinato complesso di eventi; conserva tale documentazione, perché dai fatti ed atti da essa rappresentati la persona trae la titolarità di specifici e particolari diritti e obblighi verso lo Stato e verso gli altri consociati; rilasciare, a chi vi abbia interesse, le relative certificazioni. Il valore probatorio di tale documentazione fa fede fino a querela di falso.
Altra funzione essenziale del servizio pubblico dello stato civile è quella di garantire l'attualità della documentazione in modo che essa sia continuamente aggiornata rispetto alla persona. Ciò comporta il collegamento sistematico tra atti e fatti diversi ma successivi l'uno all' altro per consentire il costante ed immediato adeguamento alla realtà della documentazione in oggetto.
La formazione degli atti dello stato civile può avvenire in tre modi: 1) per iscrizione: registrazione degli atti ricevuti direttamente dall'ufficiale dello stato civile che tiene i registri; 2) per trascrizione: la registrazione che ha per oggetto gli atti ricevuti da altro pubblico ufficiale o emessi da altra autorità; 3) per annotazione: una registrazione accessoria ad altro atto già registrato.