Servizio protocollo

Il servizio di protocollo si rivolge al cittadino che intenda presentare un'istanza all'amministrazione comunale, telematicamente tramite PEC all'indirizzo di posta elettronica certificata dedicata, attraverso la compilazione di modulistica on line, o fisicamente presso il front office dell'ufficio Protocollo Informatico, gestione e conservazione documentale, presso lo sportello di Portoinforma.

Il personale che eroga il servizio si pone tra l'utente e L'Ente in una funzione di presa in carico dell'istanza, sia essa una richiesta, un invito, un reclamo od altro, e di successivo inoltro della stessa al Settore, ufficio o dipendente di competenza.

Il Protocollo, inteso quale servizio offerto al cittadino, consente una gestione dei flussi documentali in ingresso, provvedendo alla ricezione e garantendo una registrazione e lo smistamento agli uffici competenti della corrispondenza indirizzata all'Ente.

Ai documenti ricevuti, il Sistema informatico di protocollazione, attraverso la registrazione effettuata dagli addetti dell'ufficio Protocollo Informatico, gestione e conservazione documentale, assegna un numero progressivo con relativa data di registrazione che ne garantisce la presa in carico e dà certezza temporale e legale alle istanze dell'utenza. Pertanto tutti i documenti, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati (siano essi cartacei o digitali), sono soggetti a registrazione obbligatoria.

Presso  l'Ufficio Protocollo vengono depositati ai fini del ritiro:

• gli atti giudiziari notificati ai residenti dagli Ufficiali Giudiziari
• gli atti notificati dai Messi Notificatori ai residenti assenti o irreperibili, secondo la norma
• le cartelle esattoriali notificate dagli Ufficiali Riscossori dell'Agenzia delle Entrate
• la corrispondenza indirizzata ai cittadini che hanno eletto domicilio c/o la Casa Comunale

L'Ufficio Protocollo è l'unico ufficio abilitato:

• alla ricezione della Posta proveniente dall'Ufficio Postale
• alla gestione della casella PEC (Posta Elettronica Certificata) del Comune
• alla protocollazione in ordine cronologico, con attribuzione informatica di un numero progressivo e relativa data di registrazione di tutti i  documenti in entrata, con qualunque mezzo ricevuti, ed allo smistamento degli stessi agli uffici competenti

E' responsabile:

• della tenuta del Registro Informatico di Protocollo
• della consegna e ritiro della posta presso tutti gli uffici interni del Comune

Nell'espletamento delle funzini dell'Ufficio Protocollo è gestito anche l'Ufficio Notifiche e la Casa Comunale.

UFFICIO NOTIFICHE
L' ufficio notifiche  si occupa della notifica degli atti di interesse del Comune di Portomaggiore e per conto di altri Comuni e Enti Pubblici, esclusivamente nell'ambito territoriale del Comune di Portomaggiore, per questo motivo le notifiche a mezzo posta sono curate direttamente dagli uffici che si occupano della loro stesura.

CASA COMUNALE
Il cittadino può ritirare presso la Casa Comunale gli atti depositati per i quali non è stato possibile procedere alla notifica per assenza temporanea o irreperibilità, secondo norma.
L'atto può essere ritirato:
- dall'intestatario previa esibizione di un documento di riconoscimento valido
- da persona diversa,  munita di proprio documento di identità valido e delega scritta del destinatario dell'atto, corredata da documento valido del delegante.
La consegna degli atti avviene di solito immediatamente, salvo richieste riferite ad atti depositati da oltre un anno che potrebbero richiedere una ricerca.
Tutti gli atti giacenti sono conservati in busta chiusa il cui contenuto è sconosciuto al messo deputato alla consegna, il quale pertanto non è in grado di fornire alcuna informazione al riguardo.

L'utente che intenda presentare un'istanza può inviarla tramite posta elettronica certificata (PEC) o dal proprio indirizzo email all'indirizzo: comune.portomaggiore@legalmail.it oppure può compilare la modulistica on line (alla quale si accede con identità digitale) messa a disposizione dai vari servizi sul sito del Comune.
In alternativa l'utente può richiedere la registrazione dell'istanza presentandosi allo Sportello di Portoinforma in Piazza Verdi 22

Alla presentazione dell'istanza e alla sua conseguente timbratura, per quelle cartacee, o presa in carico per quelle elettroniche, e successiva protocollazione informatica, l'utente avrà garanzia sulla data di consegna della sua istanza, da cui far partire i tempi di risposta massimi della pubblica amministrazione, previsti dalla normativa di riferimento sul procedimento amministrativo (L. 241/90), data che potrà eventualmente opporre in contraddittorio a tutela dei propri interessi.

Le istanze inviate digitalmente tramite PEC non hanno limiti temporali di presentazione, e vengono protocollate generalmente entro la giornata lavorativa di arrivo.
Le istanze presentate allo sportello in modalità cartacea seguono invece i tempi di apertura al pubblico e vengono protocollate generalmente entro la giornata lavorativa di presentazione.